Birçok şirkette yazıcılar yıllar içinde plansız şekilde çoğalır: her yeni departmana bir cihaz, her yöneticiye kişisel bir yazıcı. Sonuç, bir kısmı neredeyse hiç kullanılmayan, bir kısmı ise kapasitesinin çok üzerinde çalışan karmaşık bir filodur.
Kapasite Uyumsuzluğunun İki Yüzü
Aşırı kapasite: Ayda birkaç yüz sayfa basılan bir noktada yüksek hızlı bir makine durmaktadır. Kira, enerji ve bakım maliyeti ödenir ama karşılığı alınmaz.
Yetersiz kapasite: Küçük bir masaüstü yazıcı, önerilen aylık hacminin çok üzerinde kullanılır. Sonuç; sık arıza, yüksek sayfa maliyeti ve kuyrukta bekleyen çalışanlardır.
Optimizasyon Süreci
1. Envanter çıkarın: Tüm cihazların marka, model, yaş, konum ve sayaç bilgilerini listeleyin. Masaüstü yazıcıları da unutmayın; genellikle en pahalı sayfa onlardan çıkar.
2. Kullanımı ölçün: En az bir aylık sayaç verisini toplayın. Siyah beyaz, renkli, kopya ve tarama sayılarını ayrı ayrı inceleyin.
3. Yerleşimi haritalayın: Kat planı üzerinde cihazların ve çalışanların konumunu işaretleyin. Bir çalışanın en yakın yazıcıya ulaşma mesafesi makul olmalı; ancak her masaya bir yazıcı da gerekmez.
4. Konsolide edin: Az kullanılan cihazları kaldırın, birbirine yakın birkaç küçük yazıcının yerine paylaşımlı bir çok fonksiyonlu cihaz koyun.
5. Doğru boyutlandırın: Her noktaya, aylık hacminin rahatça karşılanacağı ama aşırı büyük olmayan bir cihaz yerleştirin.
Verimliliği Artıran Ayarlar
- Varsayılan olarak çift taraflı ve siyah beyaz baskı
- Kullanıcı kartı veya PIN ile çıktı alma; unutulan çıktıların önlenmesi
- Renkli baskıya departman bazlı yetki
- Taramada doğrudan klasöre veya e-postaya gönderim
Sonucu Ölçün
Optimizasyon tek seferlik bir iş değildir. Üç ve altı aylık periyotlarla sayaç verilerini yeniden değerlendirin, departman değişikliklerine göre yerleşimi güncelleyin.
Sonuç
Doğru boyutlandırılmış bir filo, daha az cihazla daha fazla iş çıkarır. Cetybilişim ücretsiz keşif kapsamında mevcut cihazlarınızı inceliyor, kullanım verinize göre şeffaf bir kiralama teklifi hazırlıyor.